○加須市文書管理規則

平成22年3月23日

規則第10号

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 文書の収受及び配布(第11条―第16条)

第3章 文書の作成

第1節 文書の処理(第17条―第27条)

第2節 文書の施行(第28条―第32条)

第4章 文書の分類及び保管(第33条―第42条)

第5章 文書の保存(第43条―第50条)

第6章 文書の廃棄(第51条―第54条)

第7章 雑則(第55条・第56条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規則は、加須市情報公開条例(平成22年加須市条例第9号。以下「公開条例」という。)第24条の規定に基づき、法律及びこれに基づく命令の規定により特別の定めが設けられている場合を除き、本市の行政情報の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(2) 課 加須市組織規則(平成22年加須市規則第4号)第3条第1項に規定する課、同項に規定する室及び同条第3項に規定する総合支所の課をいう。

(3) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(4) 親展文書 「親展」若しくは「秘」の表示のある文書又はこれらに準ずると認められる文書をいう。

(5) 起案文書 起案した文書で決裁前の文書をいう。

(6) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため第17条の規定により供覧する文書で意思決定を伴わないものをいう。

(7) 資料文書 文書のうち、次に掲げるものをいう。

 起案文書、供覧文書、帳票、図画、写真及びフィルム以外のもの

 第12条の規定により収受した文書で、第43条の規定により定める保存期間が1年未満のもの

 第19条の規定により起案した文書の作成に使用した電磁的記録又は非原本の電磁的記録

(8) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(9) 文書ファイル 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する文書の集合体をいう。

(10) 保管 文書を活用するために、文書ファイルが完結した年度において、その所管に属する課が管理することをいう。

(11) 保存 保管期間が経過した後においても活用することが予想される文書ファイル及び証拠として残すべき文書ファイルをその所管に属する課又は文書主管課(総務部総務課及び各総合支所地域振興課をいう。以下同じ。)が管理することをいう。この場合において、保存期間の起算後1年間は当該文書ファイルをその所管に属する課が管理し、保存期間の起算後2年目以後は文書主管課が管理するものとする。

(12) 情報ネットワーク 本庁内(総合支所を含む。)と市の出先機関を通信回線で結んだ情報通信網をいう。

(13) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(平成24規則12・平成24規則13・平成25規則18・平成26規則9・平成27規則12・平成28規則23・平成29規則20・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

2 文書は、行政情報の公開に伴い、市民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

3 文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しておかなければならない。

(文書作成の原則)

第4条 市の意思決定及び事務事業の実績については、文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

(1) 当該意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合。この場合においては、事後に文書を作成するものとする。

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語で、的確かつ簡潔に記載するものとする。

(文書処理の年度)

第5条 文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。

(総務課長の職務)

第6条 総務課長は、各課における文書の取扱いに関し必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に努めなければならない。

(課長の職務)

第7条 課長は、常にその所管に属する文書の適正かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第8条 各課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、原則として各課の庶務を担当する主幹又は主査の職にある者をもって充てる。

(文書取扱主任の職務)

第9条 文書取扱主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 文書の事務の指導及び改善に関すること。

(6) その他文書事務に関し必要なこと。

(平成24規則13・一部改正)

(ファイル担当者)

第10条 各担当(担当のない場合にあっては課。以下「担当」という。)にファイル担当者1人を置く。

2 ファイル担当者は、担当内の事務に精通している者のうちから課長が選任し、総務課長に報告する。

3 ファイル担当者は、文書取扱主任を補佐する。

第2章 文書の収受及び配布

(文書主管課における受付及び配布)

第11条 文書主管課に到達した文書の受付及び配布は、次に定めるところによるものとする。

(1) 到達した文書は、原則として開封しないで、その所管に属する課に配布するものとする。ただし、書留郵便物にあっては、書留郵便物収受簿(様式第1号)に記載し、その所管に属する課に配布するものとする。

(2) 2以上の課に関係のある文書は、その関係が最も深いと認められる課に配布するものとし、配布すべき課が明らかでないときは、文書主管課の課長(以下「文書主管課長」という。)が配布すべき課を定めるものとする。

(3) 郵便料金の未払又は不足の文書があるときは、文書主管課長が適当であると認めるときに限り、その未払又は不足の料金を支払って受け付けるものとする。

(平成26規則9・一部改正)

(課における収受)

第12条 前条の規定により課に配布された文書及び直接課に到達した文書の収受は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書は、即日開封し、当該文書の余白に収受印(様式第2号)を押すものとする。

(2) 刊行物、ポスター及びこれらに類する文書は、前号の規定にかかわらず、収受印の押印を省略することができる。

(3) 親展文書その他開封を不適当と認める文書は、開封せずに名宛人に配布するものとする。

(平成26規則9・一部改正)

(文書の転送及び返付)

第13条 第11条の規定により配布を受けた文書中に、当該課の所管に属さないものがある場合において、転送すべき課が明らかでないときは、直ちに文書主管課に返付するものとする。

(平成26規則9・一部改正)

(文書収受台帳簿への記入等)

第14条 文書取扱主任は、文書の収受をしたときは、直ちに文書収受台帳簿(様式第3号)に所要事項を記入し、担当者に配布するものとする。ただし、第43条第1項の規定によりその所管に属する課長が定めた保存期間が1年未満である文書は、文書収受台帳簿への記載を省略することができる。

(電磁的記録の受信等)

第15条 電磁的記録の受信は、通信回線を利用して行うことができる。

2 課において受信した電磁的記録については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。

3 前項の規定により電磁的記録の内容が記録された紙は、直接課に到達した文書とみなし、第11条から前条までの規定による処理を行うものとする。

4 受信した電磁的記録のうち、その所管に属する課長が認めたものは、紙に出力することを省略することができる。

(平成24規則13・一部改正)

(市長宛ての親展文書の収受等)

第16条 市長、副市長又は部長(局長及び総合支所長を含む。以下同じ。)宛ての親展文書は、市長、副市長又は部長が自ら処理する場合を除き、その所管に属する課において第12条の規定により処理するものとする。

(平成26規則9・一部改正)

第3章 文書の作成

第1節 文書の処理

(供覧)

第17条 配布を受けた文書のうち、供覧の必要のある文書は、関係者に供覧するものとする。

(即日起案の原則)

第18条 文書の起案者は、起案に当たっては即日着手することとし、事業の内容により調査等に相当の日数を要するときは、あらかじめ課長の承認を得なければならない。

(起案)

第19条 文書の起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行わなければならない。

2 軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず、文書の余白を用いて行うことができる。

3 定例的に取り扱う事案に係る起案は、起案用紙を用いず、総務課長と協議して定める一定の帳票を用いて行うことができる。

(起案に当たっての注意事項)

第20条 起案に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。

(1) 文書の用字、用語、文体、書式等については、加須市公文例規程(平成22年加須市訓令第6号)の定めるところによる。

(2) 定例又は軽易な事案を除き、準拠法令その他参考事項を付記し、起案が収受文書に基づく場合は、関係書類を添付し、起案の根拠理由を明らかにしておくこと。

(文書記号)

第21条 普通文書にあっては、課ごとに別表第1に定める文書記号を付するものとする。ただし、軽易なもの及び契約文書、賞状その他の文書記号を付することが適当でないと認める文書については、この限りでない。

2 令達文書(訓令を除く。)にあっては、前項の文書記号の前に「通達」又は「指令」の記号を付するものとする。

(平成26規則9・一部改正)

(発信者名)

第22条 決定された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書の発信者は、市長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、副市長名、部長名(総合支所長名を含む。以下同じ。)若しくは課長名又は市名を用いることができる。

2 前項に規定する場合において、庁内文書の発信者は、その事案の軽重により部長名又は課長名を用いるものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、市名、部名、総合支所名又は課名を用いることができる。

4 第1項及び第2項に規定する場合において、庁内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

(回議)

第23条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議するものとする。

(文書取扱主任の文書審査)

第24条 起案文書(第19条第2項又は第3項の規定による起案文書を除く。)は、文書取扱主任の審査を受けなければならない。

2 文書取扱主任は、起案文書の審査に当たっては、第20条から第22条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

(合議)

第25条 起案の内容が他の部又は課に関係を有する場合は、当該起案文書を関係部長又は課長に合議しなければならない。この場合において、同一部内にあってはその所管に属する課長、他の部にわたるものにあってはその所管に属する部長(決裁権者が課長であるものにあっては当該課長)を経て行うものとする。

2 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、その所管に属する部長又は課長と協議して調整するものとする。この場合において、調整が整わないときは意見を付しておかなければならない。

3 次に掲げるものの起案文書は、総務課長を経て、総務部長に合議し、審査を受けなければならない。

(1) 条例及び規則並びに例規となる訓令及び告示

(2) 議会に提出する議案(予算及び人事に係るものを除く。)

(3) 法令、例規の解釈又は適用の方法に関するもの

(回議及び合議に当たっての注意事項)

第26条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、速やかに完了するように努めなければならない。

2 起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要で異例に属するものは、その所管に属する課長その他の責任者が持ち回りし、回議し、又は合議しなければならない。

3 起案文書の内容について修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

4 起案文書の所管に属する課長は、起案文書の内容について回議又は合議の結果重大な修正が行われたとき、又は廃棄になったときは、回議又は合議済みの関係部課長にその旨通知するものとする。

(決裁印の押印)

第27条 決裁者は、起案文書を決裁したときは、起案用紙の決裁欄又は起案文が記載してあるものに決裁印を押さなければならない。

2 加須市事務決裁規程(平成22年加須市訓令第5号)の規定により代決した文書には、代決者は押印し、「代決」と記載しなければならない。

3 起案者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに当該起案文書に決裁年月日を記録しなければならない。

第2節 文書の施行

(文書の浄書、印刷及び照合)

第28条 文書の浄書は、原則として主務者が行う。ただし、印刷の必要なものについては、印刷依頼票(様式第5号)に所要事項を記入し総務課に依頼することができる。

2 浄書した文書は、決裁文書と照合しなければならない。

(公印及び電子署名)

第29条 発送を要する文書は、加須市公印規則(平成22年加須市規則第12号)の定めるところにより、発信者の公印を押印するものとする。ただし、庁内文書又は軽易な文書等については、この限りでない。

2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務課長が別に定める。

(平成24規則13・一部改正)

(文書番号)

第30条 文書には、次に定めるところにより文書番号を付するものとする。ただし、軽易なもの及び契約文書、賞状その他文書番号を付することが適当でないと認める文書については、この限りでない。

(1) 普通文書にあっては、課ごとに文書発送台帳簿(様式第6号)により年度ごとの一連番号を付する。

(2) 条例にあっては、総務課所管の条例公布簿(様式第7号)により、暦年による一連番号を付する。

(3) 規則にあっては、総務課所管の規則公布簿(様式第8号)により、暦年による一連番号を付する。

(4) 告示又は公告を要する文書にあっては、総務課所管の告示簿(様式第9号)により、暦年による一連番号を付する。

(5) 令達文書(訓令に限る。)にあっては、総務課所管の令達簿(様式第10号)により、暦年による一連番号を付する。

(平成26規則9・一部改正)

(文書の発送)

第31条 文書の発送は、原則として文書主管課において行う。

2 発送する文書は、必要に応じ封筒に入れ、宛先を明記し、文書主管課に送付しなければならない。この場合において、所要事項を記入した郵送依頼票(様式第11号)を添付するものとする。

3 文書主管課においては、郵送依頼票により書留郵便物等の発送を明らかにしておかなければならない。

4 使送する文書は、必要に応じ封筒に入れ、宛先を明記し、所要事項を記入した使送文書依頼票(様式第12号)を文書主管課に送付し、文書は、文書棚へ置くものとする。

(平成26規則9・一部改正)

(通信回線の利用による送信)

第32条 電磁的記録の送信は、通信回線を利用して行うことができる。

(平成24規則13・一部改正)

第4章 文書の分類及び保管

(文書保管の原則)

第33条 文書は、必要に応じ、速やかに取り出せるよう系統的に整理し、次に掲げるものをその所管に属する課において保管するものとする。

(1) 前年度の完結文書

(2) 現年度の完結文書及び未完結文書

(文書の分類)

第34条 課長は、文書の整理に当たって、事務及び事業の性質、内容、第43条第1項の規定により定める保存期間等に応じた系統的な分類の基準を定めるものとする。

2 前項の分類の基準は、第1ガイド、第2ガイド及び個別フォルダーから成る3段階の階層構造によるものとする。

3 前2項に規定する分類の基準は、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合には改定を行うものとする。

(保管単位)

第35条 文書の保管は、課単位で行うものとする。ただし、事務室の状況等により課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。この場合において、課長は、あらかじめ総務課長の承認を得なければならない。

(保管用具)

第36条 文書の保管用具は、原則としてA4サイズ3段型ファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)を使用し、適正に管理するものとする。

2 キャビネットに収納することが不適当な文書については、その他の保管庫又は書棚等それぞれに適した用具により保管することができる。

3 前項の場合において、電磁的記録(ビデオテープ、録音テープ、映画フィルム等を除く。以下同じ。)については、情報ネットワーク上で総合政策部長が定める場所(以下「情報ネットワーク上の保管場所」という。以下同じ。)に保管するものとする。ただし、情報ネットワークが整備されていない出先機関については、この限りでない。

4 キャビネットは、原則として課ごとに1箇所に集中配列し、順序は左から第1号とし、段数は上から数える。

(平成26規則9・一部改正)

(使用する用品)

第37条 文書(電磁的記録を除く。以下この条から第40条まで、第46条第48条第49条第52条及び第53条において同じ。)の保管に使用する用品は、次の各号に定めるところによる。

(1) 個別フォルダー 文書を文書ファイルごとにまとめてキャビネットに収納するために用いる。

(2) 懸案フォルダー 当日中に処理が済まないため後日再び使用する文書を一時収納するために用いる。

(3) 第1ガイド・第2ガイド 文書の分類の構成と配列の状態を示すとともに、個別フォルダーを探しやすくするために用いる。

(4) 所在確認カード キャビネット以外に収納しているファイルの所在を明確にするために用いる。

(平成26規則9・一部改正)

(文書の整理及び保管)

第38条 文書は、個別フォルダーに収納して、キャビネットの一定の位置に保管し、つづり込みをしないものとする。ただし、キャビネット以外に保管する文書については、それに適した用具に適宜編さんし、保管するものとする。

2 キャビネットの引き出しに係る使用区分及びラベルの色は、原則として次の表のとおりとする。

文書の区分

使用区分

ラベルの色

現年度文書

上2段

前年度文書

下1段

3 文書は、執務中を除いては、自己の手元においてはならない。

4 当日中に処理の済まない文書は、担当者ごとに懸案フォルダーに収納し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(平成26規則9・一部改正)

(電磁的記録の保管)

第39条 電磁的記録は、情報ネットワーク上の保管場所に、キャビネット内の文書と同一の階層的な分類基準による電子フォルダを作成し、保管するものとする。

(ファイル基準表の作成)

第40条 文書取扱主任は、文書を系統的に整理保管するため、第34条に規定する分類の基準に従い、第35条に規定する保管単位ごとにファイル基準表(様式第13号。以下「基準表」という。)を作成するものとする。

2 文書取扱主任は、キャビネットに収納することが不適当と認められる文書についても基準表に記入し、保管場所等を明記しなければならない。

3 前2項の基準表は、情報ネットワーク上の保管場所に保存することにより、その管理を的確に行うものとする。

4 文書取扱主任は、基準表に記載する文書ファイルについて、文書の名称等をそのまま記載すると非公開情報又は不開示情報が含まれるときは、当該情報を明示しないよう記載を工夫するものとする。

5 文書取扱主任は、基準表の提出後記載事項に変更があった場合は、その旨を文書主管課長に報告するものとする。

6 文書取扱主任は、毎年引継ぎ完了後速やかに、確定した基準表の写しを3部作成し、1部を保管し、2部を文書主管課に提出するものとする。

7 前項の基準表の写しは、情報公開・個人情報保護相談窓口において、一般の閲覧に供するものとする。

(平成26規則9・一部改正)

(保管文書の貸出し)

第41条 保管文書の貸出しを受けようとする職員は、その所管に属する課の文書取扱主任にその旨を申し出るものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定による申出があり、事務に支障がないと認めたときは、貸出しするものとする。

(平成26規則9・一部改正)

(保管文書の調査点検)

第42条 文書取扱主任は、毎月末保管文書の点検整理を行わなければならない。

第5章 文書の保存

(保存期間)

第43条 文書は、次の表の左欄のとおり区分し、文書を保管し、及び保存する期間(以下「保存期間」という。)は、当該区分に応じ、同表の右欄のとおりとする。

区分

保存期間

第1種

永年

第2種

10年

第3種

5年

第4種

3年

第5種

1年

第6種

1年未満

2 文書の保存期間は、別表第2に定める基準に基づき、その所管に属する課長が定めるものとする。

(平成26規則9・一部改正)

(保存期間の起算)

第44条 保存期間は、文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年による文書は、文書の完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。

2 第47条第2項に規定する文書の保存期間は、移換え(完結文書をキャビネットの上2段から下1段に移すことをいう。以下同じ。)をした日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(平成26規則9・一部改正)

(完結年度及び保存期間の表示)

第45条 保管及び保存に係る文書の完結年度及び保存期間を明確にするため、個別フォルダーの所定の箇所に当該事項を表示するものとする。

(平成26規則9・全改)

(文書の引継ぎ)

第46条 課長は、保管期間経過後引き続き保存を要する文書について、次に定めるところによりこれを文書主管課長に引き継がなければならない。

(1) 文書ファイルを保存期間ごとに区分し、基準表の配列順に文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納するとともに、基準表に保存箱引継番号(以下「引継番号」という。)を記載する。

(2) 保存箱に、保存期間、年度、課名及び引継番号を記載する。

(3) 保存箱引継番号票(様式第14号)を作成し、保存箱とともに文書主管課長に提出する。

(平成26規則9・平成29規則20・一部改正)

(文書の移換え)

第47条 現年度又は当該年度で完結した文書で保存期間が1年以上のものは、前条の規定による引継ぎ完了後速やかに移換えを行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、年度にかかわりなく使用する文書及び一定の期間継続する事業等に係る文書で、単年度で区分することが不適当なものについては、移換えを行わず、現年度扱いとする。

(文書の保存方法)

第48条 文書主管課長は、第46条の規定により引継ぎを受けた保存文書を、保存期間別に整理し、整理番号を付し、文書庫へ収納する。

2 文書主管課長は、前項に規定する整理番号を保存箱引継番号票により、その所管に属する課へ通知し、当該課の文書取扱主任は、基準表に整理番号を転記する。

(平成26規則9・一部改正)

(保存文書の貸出等)

第49条 保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする者は、保存文書貸出閲覧簿(様式第15号)に所属事項を記入し、文書主管課担当職員の確認を得なければならない。

(平成26規則9・一部改正)

(保存文書の記録媒体の変換)

第50条 保存文書は、保存期間が満了する日まで必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより、適正かつ確実に利用できる方式で保存することができる。この場合において、異なる媒体に変換を行ったときは、基準表にその旨記載しなければならない。

第6章 文書の廃棄

(完結文書の廃棄)

第51条 課長は、完結文書について保管又は保存の必要がないと認めるときは、これを廃棄するものとする。

(保存文書の廃棄)

第52条 文書主管課長は、保存期間を満了した文書について、その所管に属する課長と協議の上、基準表に廃棄年月日を記載し、これを廃棄するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間

(4) 公開請求及び開示請求があったもの 公開条例第11条第1項及び第2項の決定並びに加須市個人情報保護条例(平成22年加須市条例第10号。以下「保護条例」という。)第18条並びに第26条第2項及び第3項の決定の日の翌日から起算して1年間

3 文書主管課長は、保存期間の満了した文書について、第1項の規定による協議の結果、なお保存する必要があると認められるものについては、更に一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。

4 文書主管課長は、第43条に規定する永年保存の文書について、当該文書の保存期間の起算日から10年ごとにその所管に属する課長と協議の上、保存の適否を決定するものとする。

(平成26規則9・平成28規則21・一部改正)

(保存期間満了前の廃棄)

第53条 保存文書は、保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときを除き、当該文書を廃棄することができないものとする。

2 課長は、保存期間満了前に保存文書を廃棄するときは、廃棄する文書の名称、当該特別の理由及び廃棄する年月日を基準表に記載し、文書主管課長の承認を得なければならない。

(平成26規則9・一部改正)

(文書の廃棄の方法)

第54条 文書を廃棄する場合は、他に利用されることのないよう溶解、焼却、裁断又は消去等適切な処理を行うものとする。

2 当該文書に公開条例第7条第1項又は保護条例第14条に規定する情報が記録されているときは、当該情報が漏えいしないようにしなければならない。

(平成29規則20・一部改正)

第7章 雑則

(歴史的資料の移管)

第55条 第51条から第53条までの規定により廃棄する完結文書及び保存文書のうち、歴史的資料として重要であると認められるものについては、文書主管課長及び課長は、生涯学習課長と協議し、移管するものとする。

(平成26規則9・一部改正)

(その他)

第56条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成22年3月23日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の日の前日までに、合併前の加須市文書管理規則(平成12年加須市規則第40号)、騎西町文書規程(平成14年騎西町訓令第3号)、北川辺町文書管理規程(平成15年北川辺町規程第66号)又は大利根町文書規程(平成13年大利根町訓令第10号)(以下「合併前の規則等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成23年規則第14号)

(施行期日)

1 この規則は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年規則第12号)

(施行期日)

1 この規則は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年規則第13号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年規則第18号)

(施行期日)

1 この規則は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年規則第9号)

(施行期日)

1 この規則は、平成26年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正後の第30条第1号の規定は、この規則の施行の日以後に収受した文書に基づいて作成する文書について適用し、同日前に収受した文書に基づいて作成する文書については、なお従前の例による。

附 則(平成27年規則第12号)

(施行期日)

1 この規則は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年規則第21号)

(施行期日)

1 この規則は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年規則第23号)

(施行期日)

1 この規則は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年規則第20号)

(施行期日)

1 この規則は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年規則第11号)

(施行期日)

1 この規則は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(令和2年規則第14号)

(施行期日)

1 この規則は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和3年規則第13号)

(施行期日)

1 この規則は、令和3年4月1日から施行する。

別表第1(第21条関係)

(平成23規則14・平成24規則12・平成25規則18・平成26規則9・平成27規則12・平成28規則23・平成29規則20・平成30規則11・令和2規則14・令和3規則13・一部改正)

(本庁)

課名

記号

政策調整課

加政

シティプロモーション課

加シ

市民協働推進課

加協

業務改善課

加業

財政課

加財

管理契約課

加管

総務課

加総

職員課

加職

人権・男女共同参画課

加人

市民課

加市

税務課

加税

収納課

加収

環境政策課

加環

資源リサイクル課

加資

危機管理防災課

加危

交通防犯課

加交

産業振興課

加産

観光振興課

加観

農業振興課

加農

子育て支援課

加子

こども保育課

加こ

地域福祉課

加地

生活福祉課

加生

障がい者福祉課

加障

高齢介護課

加高

健康医療推進課

加健

いきいき健康長寿課

加い

国保年金課

加国

まちづくり課

加ま

建築課

加建

道路課

加道

治水課

加治

下水道課

加下

秘書課

加秘

市民相談室

加市相

会計課

加会

(総合支所)

課名

記号

騎西総合支所地域振興課

騎地

騎西総合支所市民福祉健康課

騎市福

騎西総合支所農政建設課

騎農建

北川辺総合支所地域振興課

北地

北川辺総合支所市民福祉健康課

北市福

北川辺総合支所農政建設課

北農建

大利根総合支所地域振興課

大地

大利根総合支所市民福祉健康課

大市福

大利根総合支所農政建設課

大農建

別表第2(第43条関係)

(平成26規則9・一部改正)

第1種(永年保存)

1 条例、規則その他重要な規程等の制定改廃に関する文書

2 官庁の諸令達で将来の例証となる重要な文書

3 歳入歳出予算及び決算書(財政課所管のもの)

4 市議会の会議録及び議決書

5 職員の進退、身分、賞罰等に関する文書及び履歴書(職員課所管のもの)

6 恩給、退職手当、公務災害補償等に関する重要な文書

7 不服申立て、訴訟、和解等に関する文書

8 市の沿革及び市史の資料となる重要な文書

9 各種統計、原簿、台帳、図画等で特に重要なもの

10 市有財産の取得及び処分並びにこれに関する登記関係の文書

11 市の行政区域の変更に関する文書

12 事業計画及びその実施等に関する重要なもの

13 その他特に重要で永年保存の必要があると認められるもの

第2種(10年保存)

1 各種の調査、統計、報告、申請、証明等で第1種に属さないもの

2 人事及び給与に関するもので第1種に属さないもの

3 市税その他公課に関するもの

4 決算の認定を終わった収支に関する文書で第1種に属さないもの

5 陳情、請願等に関するもの

6 各種原簿、台帳等で第1種に属さないもの

7 決算を終わった工事の設計書及び検査書

8 その他重要で10年間保存の必要があると認められるもの

第3種(5年保存)

1 照会、回答その他の往復文書

2 令達文書、契約書等で第1種及び第2種に属さないもの

3 予算及び経理に関する文書

4 文書の収受及び発送に関する文書

5 その他5年間保存の必要があると認められるもの

第4種(3年保存)

1 諸報告等に関する文書

2 職員の服務に関する文書

3 1年を超えて保存する必要があると認められる資料文書

4 その他3年間保存の必要があると認められるもの

第5種(1年保存)

1 一時限りの処理に属する諸願、届出等

2 軽易な往復文書、報告等

3 資料文書

4 その他1年間保存の必要があると認められるもの

第6種(1年未満)

1 自課の本務でない業務に関する文書で、主管課が当然保管しているもの

2 随時発生し、短期に廃棄する軽微な資料文書

3 資料として作成した文書で既にその目的を果たしたもの又は時間が経ち使えないもの

4 参考程度に送られてきた報告書、通知書、速報等

5 新聞、雑誌、カタログ等(ただし、資料として保管する必要のあるものは除く。)

6 年賀状、招待状、案内状等(ただし、必要な住所は記録しておく。)

7 コピー等の非原本の文書

8 浄書済みの原稿

9 その他すぐ廃棄しても差し支えない文書

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(平成26規則9・全改)

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加須市文書管理規則

平成22年3月23日 規則第10号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成22年3月23日 規則第10号
平成23年3月31日 規則第14号
平成24年3月30日 規則第12号
平成24年3月30日 規則第13号
平成25年3月29日 規則第18号
平成26年3月31日 規則第9号
平成27年3月30日 規則第12号
平成28年3月30日 規則第21号
平成28年3月30日 規則第23号
平成29年3月29日 規則第20号
平成30年3月30日 規則第11号
令和2年3月31日 規則第14号
令和3年3月31日 規則第13号